Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің аға менеджері

Құжаттамалық қамтамасыз ету департаменті

1) Университеттің құжаттау, құжаттаманы басқару саласындағы қызметін регламенттейтін ішкі нормативтік құжаттарды (қағидалар, рәсімдер, нұсқаулықтар және т. б.) әзірлейді және өзектендіреді, оларды белгіленген тәртіппен келісуді жүзеге асырады;

2) Университеттің Ішкі нормативтік құжаттар репозиторийін әкімшілендіреді;

3) Университеттің ішкі нормативтік құжаттарының тізілімін жасайды және өзектендіреді;

4) Университеттің күші жойылған ішкі нормативтік құжаттарының есебін жүргізеді;

5) ішкі нормативтік құжаттар жүйесіне қатысты ақпараттық жұмыс жоспарын қалыптастырады және орындайды және ішкі нормативтік құжаттар жүйесіне байланысты оқытуды қамтамасыз етеді;

6) Университеттің Ішкі нормативтік құжаттар репозиторийінің қызметін жақсарту және жаңарту бойынша ағымдағы мәселелер бойынша жұмысты үйлестіреді;

7) электрондық құжат айналымы жүйесінде ішкі нормативтік құжаттарды келісу және бекіту процесіне әкімшілік етеді; 

8) Университеттің құжаттар нысандарының табелімен жұмыс жүргізеді;

9) жүйенің жұмыс істеуінің ағымдағы мәселелері бойынша электрондық құжат айналымы жүйесінің әзірлеушілерімен (Ақпараттық қызметтерімен) жұмысты үйлестіреді;

10) Университеттің құрылымдық бөлімшелерінде/ұйымдарында құжаттауды ұйымдастыру және іс қағаздарды жүргізу мониторингіне қатысады;

11) Бөлімшенің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша Университет басшылығы шешімдерінің және өзге де құжаттардың жобаларын дайындайды;

12) Университеттің құрылымдық бөлімшелеріне, ұйымдарына іс қағаздарды жүргізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді;

13) Бөлімшенің жетекшілік ететін бағыты аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару және мониторингтеу процестеріне қатысады;

14) Бөлімшенің жұмыскерлері уақытша болмаған кезеңде (бір айға дейінгі мерзімде) тікелей басшының тапсырмасы бойынша олардың міндеттерін атқарады (алмастырады).

15) Тікелей басшының және Университет басшылығының тапсырмаларын уақтылы және тиісінше орындайды;

16) Қазақстан Республикасы заңнамасының және Университеттің ішкі құжаттарының талаптарын сақтайды;

17) еңбек және қызметтік тәртіптің сақталуына жауап береді;

18) заңнамаға, Жұмыс берушінің Жарғысына және ішкі құжаттарына сәйкес ресми құжаттардың тұтастығын қамтамасыз етеді, сонымен қатар құпия және қызметтік ақпараттың, сондай-ақ қолжетімділігі шектеулі ақпараттың жария етілуін немесе таратылуын болдырмау үшін жауапты болады;

19) жұмыстан босатылған жағдайда барлық қағаз құжаттаманы, цифрлық ақпаратты, мүкәммалды тікелей басшының нұсқауы бойынша (қабылдау-тапсыру актісі бойынша) басқа жұмыскерге уақтылы беру үшін жауапты болады.

Білімі

Бакалавр/маман дәрежесінен төмен емес

Жұмыс тәжірибесі

Кем дегенде бес жыл немес тиісті салада магистр дәрежесі бар кемінде үш жыл

Білімдері

- құжаттаманы басқару және іс қағаздарын жүргізу саласындағы заңнаманы білу;

- электрондық құжат айналымы жүйелері жұмысының қағидаттарын білу;

- ішкі нормативтік құжаттармен жұмыс жасау қағидаттарын білу;

- Microsoft Оffice, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio бағдарламаларын білу;

- ағылшын, орыс және қазақ тілдерін еркін меңгеру

Дағдылары

- баяндамаларды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары;

- ұйымдастырушылық дағдылары;

- өзгерістер мен жобаларды басқару дағдылары;

- презентацияларды дайындау және өткізу дағдылары;

- ішкі саясаттар мен ережелерді әзірлеуге әсері (жұмыстың бір саласындағы немесе функционалдық бағыттағы саясаттар мен ережелердің нормаларын нақтылайды);

- мәселелерді шешу дағдылары (кәсіби пайымдау);

- аналитикалық дағдылар (тікелей басшыны үрдістер туралы хабардар етеді және саясатты немесе қағидаларды өзгертуді ұсыну үшін бірнеше көздерден алынған ақпаратты пайдаланады)

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values