Менеджер Департамента документационного обеспечения

Департамент документационного обеспечения

1) осуществляет регистрацию входящей корреспонденции в системе электронного документооборота, ставит их на контроль, распределяет входящие документы согласно резолюциям руководства по структурным подразделениям и организациям Университета;

2) осуществляет прием, первичную обработку, предварительный осмотр, регистрацию и представляет к рассмотрению руководства входящую корреспонденцию c пометкой «Для служебного пользования»;

3) информирует о движении входящей корреспонденции;

4) принимает документы, направленные посредством электронной почты и факса;

5) осуществляет контроль над исполнением входящих документов в установленные сроки, регулирует ход их исполнения;

6) осуществляет анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по входящим документам, систематически информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения документов, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине;

7) готовит отчеты и сводный анализ по объему документооборота в Университете;

8) формирует сводную Номенклатуру дел административных подразделений Университета на соответствующий делопроизводственный год, готовит соответствующие выписки, вносит изменения и дополнения в Номенклатуру дел Университета на основании представленных предложений структурных подразделений Университета;

9) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

10) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота (СЭД), осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию;

11) участвует в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

12) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

13) координирует процессы идентификации, оценки (анализа), управления и мониторинга рисков на уровне курируемых направлений Подразделения.

Образование:

1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или в аналогичных областях);

2) степень бакалавра / специалиста;

3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется.

Опыт работы:

Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области.

Знания:

1) знание работы с электронным документооборотом;

2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat;

3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства.

Профессиональные навыки и компетенции:

1) навыки управления изменениями и проектами;

2) навыки подготовки и проведения презентаций;

3) аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил);

4) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных;

5) навыки подготовки докладов, аналитических записок;

6) организационные навыки;

7) навыки решения проблем (рутинные проблемы);

8) компетенции в разработке внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению).

Recruitment and selection process

Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.

They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.

You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values