Менеджер (по финансам, бюджетированию и делопроизводству), Департамент по работе со студентами (на время замещения временно отсутствующего работника)

Департамент по работе со студентами, Назарбаев Университет

1. Финансово-аналитическое сопровождение деятельности Департамента:

1) Участвует в формировании краткосрочных и среднесрочных бюджетных планов Подразделения в рамках реализации программ развития студенческой жизни, в том числе внеучебной деятельности.

2) Координирует процесс подготовки бюджетной заявки и инвестиционного плана Подразделения, в том числе по проектам в области внеучебной активности студентов.

3) Проводит регулярный мониторинг исполнения бюджета, плана закупок и инвестиционного плана, готовит отчетность, выявляет отклонения и формирует предложения по корректирующим мерам.

4) Разрабатывает аналитические материалы и предложения по повышению эффективности использования ресурсов Подразделения, в том числе на основе анализа опыта других вузов и международных практик.

5) Консультирует руководство и сотрудников Подразделения по вопросам бюджетного планирования, бюджетирования, закупочной деятельности и ведения делопроизводства.

2. Операционное финансово-экономическое сопровождение:

1) Вносит данные по бюджету Подразделения в корпоративную систему бюджетирования, сопровождает этапы их согласования и утверждения.

2) Формирует и сопровождает план закупок Подразделения (товары, работы, услуги);

3) Подготавливает необходимую отчетность, сводные таблицы, статистику и презентации по запросу руководства в рамках компетенции.

4) Осуществляет контроль за расходованием бюджетных средств и ведет отчетность по исполнению бюджета и плана закупок Подразделения, в том числе по конкретным программам, проектам и направлениям в соответствии с регламентами Университета.

3. Административное обеспечение и документооборот:

1) Обеспечивает ведение делопроизводства Подразделения (в том числе формирование и регистрация дел по утвержденной номенклатуре, хранение и передача в архив Университета).

2) Подготавливает проекты докладных записок, отчетов, служебных записок и иных документов для руководства в рамках административной поддержки деятельности Подразделения.

3) Организовывает отправку/прием и контроль оперативной доставки исходящей/входящей корреспонденции Подразделения.

5) Ведет табель учета рабочего времени работников Подразделения, контролирует своевременность и корректность отражения данных, взаимодействует с кадровыми и бухгалтерскими службами Университета.

6) Участвует в подготовке документов, связанных с кадровыми изменениями в Подразделении (по поручению непосредственного руководителя и в рамках действующих регламентов).

7) Обеспечивает сопровождение процессов адаптации новых работников Подразделения (в том числе организация доступа к информационным системам, ведение документооборота, прохождение первичных инструктажей).

8) Подготавливает справочную и аналитическую информацию для руководства по кадровым вопросам (структура подразделения, нагрузка, текучесть, графики отпусков и т.п.).

4. Взаимодействие и коммуникации:

1) Осуществляет координацию взаимодействия со структурными подразделениями Университета по вопросам предоставления документации, отчетности, согласований и контрольных сроков и взаимодействует со службами Университета по вопросам кадрового и финансового администрирования в пределах своей компетенции.

2) Ведет деловую переписку в рамках функциональных задач, включая финансово-экономические, закупочные, административные, кадровые и информационные запросы.

3) Выполняет роль секретаря в рассмотрении студенческих заявок в рамках программы Student Emergency Fund, взаимодействует со смежными подразделениями по вопросам их рассмотрения и финансирования.

5. Проектная и экспертная деятельность:

1) Оказывает содействие в сборе и анализе информации о передовых практиках в сфере поддержки студенческой жизни, реализуемых в других местных и зарубежных вузах, международных ассоциациях.

2) Готовит предложения по внедрению эффективных решений, направленных на повышение прозрачности и эффективности администрирования деятельности Подразделения.

3) Участвует в реализации проектов по цифровизации процессов (бюджетирование, закупки, документооборот) и оптимизации внутренних процедур.

Требования к образованию (уровень, профиль, лицензии, профессиональные сертификаты и др.)

Высшее профессиональное образование в области менеджмента, финансов, управлении человеческими ресурсами, делового администрирования.

Требования к опыту работы:

1) не менее 3 лет

2) не менее 1 года опыта работы со степенью магистра в соответствующей области.

Требования к знаниям, навыкам, компетенциям:

Знания:

1) знание законодательства Республики Казахстан в областях образования, культуры и молодежной политики;

2) Знание образовательной системы и административной практики вузов Северной Америки и Великобритании, включая подходы к управлению финансами и поддержке студенческих инициатив;

3) знание программ MS Office: Word, Excel, PowerPoint, 1С;

4) знания в области бюджетирования, финансового менеджмента и бухгалтерского учета;

5) знание принципов проектного управления, в том числе в части планирования ресурсов, финансов и отчетности по проектам;

6) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области высшего образования.

Навыки:

1) Навыки формирования и управления бюджетами, включая разработку, обоснование, контроль исполнения и корректировку в соответствии с изменяющимися приоритетами;

2) Владение методами финансово-экономического анализа, в том числе расчет показателей, анализ отклонений, оценка эффективности использования ресурсов;

3) Навыки организации административных процессов, ведения документооборота и делопроизводства (включая электронный формат, архивирование);

4) Навыки подготовки аналитических и финансовых отчетов, пояснительных записок, презентационных материалов для руководства, комитетов или внешних аудиторов;

5) Навыки согласования и сопровождения договоров, тендерной документации, поставок и других административных аспектов.

Компетенции:

1) Способность разрабатывать, обосновывать и координировать бюджеты, включая контроль исполнения и оптимизацию расходов.

2) Способность проводить регулярный анализ затрат, доходов, бюджетных отклонений и предоставлять на основе этого обоснованные предложения по улучшению финансовой дисциплины.

3) Способность проектировать, анализировать и совершенствовать бизнес-процессы, связанные с финансово-экономическим и административным управлением.

4) Умение принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции и нести ответственность за их реализацию и последствия.

5) Способность эффективно распределять ресурсы (бюджетные, временные, человеческие) в условиях ограниченности, соблюдая сроки и приоритеты.

6) Способность эффективно работать в условиях неопределенности, сжатых сроков и высокой нагрузки.

7) Умение выстраивать эффективное взаимодействие с другими подразделениями Университета по вопросам финансов, закупок и документации.

Требования к знаниям языков

Свободное владение казахским, русским и английским языками для эффективной деловой переписки, документации, аналитических материалов, взаимодействия со студентами и другими структурными подразделениями, консультантами и партнерами.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values