Офис-менеджер

Обязанности:

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММУНИКАЦИИ и ПОДДЕРЖКА ПО СВЯЗИ С ОБЩЕСТЕННОСТЬЮ

Участвовать в проектах по коммуникации и связи с общестенностью, в том числе при необходимости, информирование в социальных сетях. Управлять коммутатором, отвечать на звонки, принимать сообщения. Приветствовать и оказывать необходимое содействие клиентам и посетителям. Оперировать офисным оборудованием. Оказывать помощь при встрече и по телефону профессионально и вежливо.

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ЗАДАЧИ

Обрабатывать первичные бухгалтерские документы: проверка, сканирование, ввод в систему.

Подготавливать деловые письма и приказы по ТОО «Байер КАЗ» при необходимости в соответствии с правилами ведения делопроизводства. Ежемесячно вести табель учета рабочего времени работников по административно-финансовым подразделениям в г. Алматы и предоставлять его в отдел по работе с персоналом в установленные сроки.

Осуществлять правильный и точный письменный и устный перевод (английский – русский языки) в ходе повседневной работы, обеспечивая и поддерживая надлежащие деловые коммуникации руководства отдела внутри компании и за ее пределами.

Следить за порядком в местах, где расположены офисное оборудование, периодические издания, информация о компании и промоционные материалы.

На основе поступающих от отделов/подразделений заявок отправлять по электронной почте сообщения/объявления для всех работников ТОО «Байер КАЗ» с целью обеспечения всех работников ТОО «Байер КАЗ» необходимой информацией.

Привносить идеи по улучшению работы организации по административным вопросам и участвовать в других проектах по мере необходимости. Оказывать помощь в планировании, разработке и проведении общественных мероприятий компании, тем самым способствуя развитию внутренних отношений между работниками и руководством компании.

В отсутствие Менеджера по организации деловых поездок и мероприятий оказывать поддержку работникам ТОО «Байер КАЗ» в администрировании деловых поездок.

ВХОДЯЩАЯ/ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Сортировать и распределять входящую/исходящую/внутреннюю корреспонденцию в соответствии с процедурами делопроизводства. Отправлять и получать корреспонденцию через курьерские службы. Вести учет и базу данных входящей/исходящей корреспонденции. Регистрировать официальные входящие/исходящие документы в соответствии с требованиями компании. Проверять документы, связанные с оплатой курьерских услуг (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры) для того, чтобы обеспечивать их соответствие фактически предоставленным курьерскими службами услугам, а также соответствие всех документов Политикам и Процедурам ТОО «Байер КАЗ». Вести учет расходов, связанных с отправлением корреспонденции.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАНЦЕЛЯРСКИМИ ТОВАРАМИ

Обеспечивать наличие достаточного запаса канцелярских товаров, в том числе бумаги используемой оргтехникой, выдавать канцелярские товары в соответствии с потребностями отделов/подразделений, регистрировать потребление канцелярских товаров.

ПОДДЕРЖКА В АДМИНИСТРИРОВАНИИ СЛУЖЕБНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ

По запросу менеджера по транспорту выписывать и пролонгировать доверенности на право управлять служебными автомобилями для работников ТОО «Байер КАЗ». По запросу менеджера по транспорту обновлять список служебных автомобилей.

ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ

Принимать заказы от работников ТОО «Байер КАЗ» на изготовление визитных карточек, организовывать их изготовление подрядной организацией. Проверять документы, связанные с оплатой услуг по изготовлению визитных карточек (акты выполненных работ, счета-фактуры) для того, чтобы обеспечивать их соответствие фактически предоставленным подрядной организацией услугам, а также соответствие всех документов Политикам и Процедурам ТОО «Байер КАЗ».

ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПЕЧАТЬ

Осуществлять получение периодической печати/интерпрессы от организаций, обеспечивающих ее доставку. Контролировать поступление периодической печати/интерпрессы, на которую была оформлена подписка. Распределять периодическую печать/интерпрессу руководству/по отделам/подразделениям.

Для нас важно:

• Образование: высшее.
• Опыт работы не менее 1 года.
• Русский язык – свободное владение.
• Английский язык – от уровня Intermediate
• MS office – опытный пользователь
• Умение управлять офисной техникой Мы предлагаем:
  • Работу в стабильной международной компании;
  • Стабильную заработную плату;
  • Компенсацию питания;
  • 32 дня оплачиваемого отпуска;
  • ДМС, страхование жизни и страхование от несчастных случаев;
  • Корпоративные программы обучения и развития сотрудников.