Офис менеджер+ассистент руководителя

3 недель назад

Актау, Казахстан КаспиМунайКапитал Полный рабочий день
Обязанности: Планирование рабочего дня руководителя. Координация и распределение звонков, поступающих на имя руководителя. Распределение корреспонденции, поступающей на имя руководителя. Организация приема посетителей. Ведение переписки руководителя. Организация поездок руководителя. Сопровождение в деловых поездках. Ведение протоколов совещаний, с участием руководителя. Обеспечение руководителя информационной базой для эффективности ведения бизнеса. Осуществление контроля за распоряжениями руководителя, переданными в ранге личных поручений. Осуществление личных поручений связанных с организацией эффективного и комфортного рабочего места руководителя. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса, при необходимости переадресовывать на заинтересованных лиц. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать), вести учет за движением корреспонденции между офисом в Актау, Уральске и Жанаозене; Администрирование Bitrix24: внесение, мониторинг, контроль и отчет задаx. Контроль за прохождением документов и их исполнением в т.ч на площадке Bitrix24. Формирование табеля выходов каждого сотрудника ежемесячно для передачи в бухгалтерию. Организация и ведение архива документов, в т.ч. электронного архива. Ведение реестра исходящих и входящих писем, договоров, доверенностей (Ведение электронной базы документов). Отвечать на телефонные звонки. Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем). Ежедневная проверка электронной почты компании и распределение корреспонденции между сотрудниками компании. Подготовка, оформление и ознакомление персонала компании с организационно распорядительной документацией общего характера (общие приказы, распоряжения). Ознакомление персонала компании с вновь принятыми сотрудниками. Работа с почтовыми компаниями: отправка и получение почты. Отправка первичной бухгалтерской документации, документов о качестве, разрешительных документов контрагентам компании, поставщикам и заказчикам. Предоставление руководителю компании еженедельных отчетов о выполненных и не выполненных задачах. Подготовка ежемесячного отчета по каждому сотруднику офиса о результативности выполнении задач. Обновлять список телефонов, адресов и мобильных телефонов сотрудников. Удалять из служебных чатов и информационных систем уволившихся сотрудников. Коммуникация с компаниями, обеспечивающими информационную инфраструктуру: системные администраторы, провайдеры, телефонные и интернет-сети. Коммуникация с компаниями, обеспечивающими производственную инфраструктуру: электросети, отопление, водоснабжение, питьевой режим. Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы. Осуществлять подготовку данных и документов для формирования бюджета расходов на административно-хозяйственные нужды. Осуществлять обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, водой, чаем, кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности). Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Сканирование и отправка оригиналов первичных документов поставщиков по импорту (СМР, накладная). Соблюдает производственную дисциплину. Организация прохождения сотрудниками медицинских осмотров. Поиск, бронирование, выкуп билетов, гостиниц и трансфера для сотрудников. Организация и проведение тимбилдингов, корпоративных мероприятий, совещаний. Хранение Договоров, приказов, корреспонденции компании. Прием и отправка почтовых отправлений в том числе в иностранные государства. Предоставление подтверждающих документов бухгалтерии для совершения регулярных платежей компании (аренда офиса, аренда служебных квартир, вода, интернет, телефон, канцелярские товары, моющие средства, аутсорсинговые услуги и т.д.) Принятие и регистрация служебных записок и передача в работу сотрудникам

Требования:

- Основы делопроизводства.

- Работа в Excel, Word, Bitrix24, 1С.

- Знание делового казахского, русского языков и навыки подготовки документации на казахском и русском языках.

- Знание английского языка: деловая переписка и разговорный.

-Требования законодательства РК.

-Правила пользования оргтехникой и ПК.

-Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.

- Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании.

- Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.

-Навыки подготовки положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности Товарищества.

-Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.

- Организация командировок высшему руководству: организация логистики, гостиницы, перелетов, переездов.

-Организация встреч посетителей и гостей.

-Принципы организации снабжения офиса.

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

-Правила внутреннего трудового распорядка.

- Структуру Товарищества, месторасположение структурных подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.

-требования документации Системы Менеджмента и руководствоваться документацией ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Кайдзен, АРІ Q1;

-

Условия: 5/2 с 9-00 до 18-00 Оформление по ТК РК